El Evento[]
Cualquier entidad social, académica y/o comercial que pretenda llegar e involucrar a la sociedad que le rodea en sus actividades y proyectos, requiere obligatoriamente de eventos para el público al que quieran llegar. Dependiendo del giro de la entidad será el tipo de evento y su magnitud y por añadidura el equivalente de recursos para el mismo. Los tipos de eventos que pueden ser organizados van desde una plática hasta un congreso de magnitud internacional, para esto, el grupo organizador debe tener total conocimiento de los pasos que deben seguirse para poder organizar cualquiera que sea la escala y tipo de evento. Para poder organizar un evento es necesario saber qué tipo de éstos existen, para esto se presenta la siguiente lista, que pretende dar una pequeña visión de los que es un evento:
- Conferencia para público en general
- Conferencia para alumnos
- Conferencia para empresarios
- Conferencia para académicos
- Conferencia para académicos especializados
- Debate entre alumnos
- Debate académico
- Debate político
- Presentación de proyectos del alumnado
- Presentación de proyectos de académicos especializados
- Presentación de proyectos empresariales (nano, micro, mediana, macro, transnacional)
- Presentación de proyectos gubernamentales (municipal, estatal, federal)
- Concurso de proyectos académicos del alumnado (interno, externo, estatal, regional, nacional)
- Cátedra para público en general
- Cátedra para alumnos Cátedra para empresarios Cátedra para académicos
- Cátedra para académicos especializados
- Congreso (estatal, regional, nacional, internacional)
Como es fácil de apreciar, la cantidad de eventos y sus respectivas escalas son muchas y diversas. Por lo cual es muy importante saber que hacer dependiendo del tipo de evento a realizar. Para eso entonces se presenta ahora el siguiente manual, el cual pretende servir como guía al grupo organizador del evento y a los comités que sean generados para la organización del mismo.
Dirección []
Como apreciamos en el apartado anterior, dependiendo del tipo de evento será la magnitud y a las personas a las que estará dirigido éste, veamos a continuación los diversos públicos a los que podemos dirigirnos en un evento:
- Público en general
Este un evento en el cual los temas a tratar pueden ser expuesto de una manera casi coloquial y con un nivel de entendimiento para casi cualquier persona sin importar su estatus académico. La mayoría de las veces este tipo de eventos son de impacto social y tienen como objetivo final la integración de la sociedad en los proyectos para la mejora continua de nuestra comunidad.
En lo que refiere a la escala de este tipo de eventos, usualmente son una o más conferencias presentadas en un solo día a los participantes, suelen ser gratuitas y su organización es relativamente sencilla comparada con otros eventos. - Alumnado
Eventos relacionados con las actividades del alumnado en el presente y su proyección en los próximos años. Suelen ser presentados por académicos de la misma entidad educativa a la que pertenecen y/o empresarios del ramo. Su enfoque, es informativo y formativo para el alumnado participante, de manera que perciban nuevas ideas y rumbos de acción para sus actividades académicas.
La escala de este tipo de eventos puede ir desde un ciclo de conferencias de un día hasta congresos de 3 o 4 días. Dicho tipo de eventos suelen ser realizados en las instalaciones de la entidad educativa organizadora y algunas otras veces dependiendo de la escala, puede ser realizado en hoteles y/o centros de exposiciones. - Académicos
Eventos muchos más especializados que los mencionados anteriormente, son realizados con intención de informar a los académicos de los nuevos progresos efectuados en sus áreas. Este tipo de eventos son presentados por académicos especializados y son con al afán de llegar a más académicos que típicamente laboran únicamente en entidades educativas.
Suelen ser a escala sencillas tales como un ciclo de conferencias o una cátedra con un máximo de duración de dos días, principalmente se realizan en la entidad educativa que organiza el evento pero pueden darse también en hoteles, centros de exposición o en cámaras industriales especializadas. - Académicos especializados
Es un evento mucho más específico en lo que respecta al público al que se encuentra dirigido, ya que es llevado a un nivel académico muy elevado y únicamente para académicos que cuentan con especializaciones en ciertas áreas de la industria o la investigación. Es impartida por catedráticos y/o empresarios que cuentan con gran experiencia en ramos especializados y pueden entonces compartir sus experiencias con otros académicos.
Son eventos de pequeña escala, pero no por eso menos importantes, el público asistente es mínimo y son realizados en cámaras de la industria especializadas y/o hoteles, dichos eventos no suelen pasar de un solo día. - Eventos para empresas
Eventos realizados por entidades académicas principalmente, para presentar al público involucrado los logros y proyectos de las empresas invitadas al evento, su enfoque es meramente informativo. Son eventos con una duración máxima de dos días y principalmente realizados en las entidades educativas que organizan el evento. Este tipo de eventos también pueden ser organizados por entidades especializadas, tales como las cámaras industriales y de comercio, con fin de generar la sana competencia entre las empresas de la región involucrada.
Escala[]
Ahora, la magnitud del evento dependerá de la escala del mismo, a continuación se presenta una breve explicación de las distintas escalas que pueden tomar los eventos:
- Municipal
La escala de este tipo de eventos es la menos común de todas, pero aun así debemos tenerla en cuenta. Es un evento que principalmente aplica única y exclusivamente al gobierno, y tiene como enfoque principal, llegar a las universidades y empresas pertenecientes al municipio en cuestión. Esta diseccionado a la promoción de proyectos gubernamentales que permitan que las entidades educativas y empresariales de la zona en cuestión participen activamente con el gobierno municipal para el desarrollo de la entidad.
Este tipo de eventos son de escala mediana, 2 o 3 días como máximo y se realizan principalmente en hoteles, centros de convenciones y/o cámaras especializadas. - Regional
Un evento que puede ser de distintas índoles (académica, empresarial o gubernamental), lo cual a nivel de organización debe ser muy bien considerado en lo que refiere a los temas primarios y secundarios a tratar en el evento, ya que involucran a más de un estado. El tipo de asistentes puede ser de cualquier tipo mas no los ponentes, lo cuales deben ser de reconocimiento en la región por sus logros académicos, de investigación y/o empresariales, ya que el público que normalmente asiste a este tipo de eventos pretende conocer los logros realizados en la región para poder así tomar un curso de acción adecuado para el futuro.
Este tipo de eventos son a gran escala, se requiere de financiamiento y/o patrocinadores y medios de difusión masivos para poder llegar al público participante, a partir de esta escala de evento, la organización es mucho más compleja y requiere obligatoriamente de comités especializados en cada área de acción.
Los eventos son realizados en entidades académicas o centros de convenciones debido a la escala y la gran mayoría de las veces involucran eventos sociales y de integración. - Nacional
Un tipo de evento con gran alcance y por lo mismo con una complejidad extrema, es necesario en este tipo de eventos tomar muy en cuenta que se pretende llegar a un público a nivel nacional. Esto deriva en mayores complicaciones para los organizadores, pues sus comités deben estar más atentos a cualquier detalle que se presente durante la organización y puesta en marcha del evento.
Suelen ser eventos que involucran académicos de gran talla y/o empresas de gran renombre en el país, por lo cual requiere un trato especializado hacia los ponentes y por ende una excelente logística para el evento.
Son eventos que por su magnitud requieren de un gran financiamiento y definitivamente de patrocinadores así como de medios masivos de difusión del evento, para poder llegar a todo el público al que se pretende involucrar. Son realizados principalmente en entidades educativas de gran nombre y/o centros de convenciones. - Internacional
Esta es la escala más grande que se puede pensar en un evento y por lo mismo la más compleja de todas.
Un evento a nivel internacional involucra a entidades nacionales transnacionales y ponentes de igual talla, que presentan sus logros y proyectos hacia el público participante. Son definitivamente los eventos más importantes que pueden organizar cualquier tipo de entidad y por lo tanto a los que mayor atención se les debe poner en cualquier detalle que se presente.
Requieren un gran financiamiento y patrocinio para poder llegar a todos aquellos a los cuales se les quiere involucrar en dicho evento. Tiene una duración de tres o cuatro días como máximo e incluyen eventos sociales e integración. La publicidad de éstos es más intensa y mucho mejor elaborada por lo cual requiere de empresas especializadas en publicidad.
Son eventos realizados organizados en entidades educativas de gran nombre o centros de convenciones y requieren como mínimo un año de preparación. - Concurso interno
Los concursos internos, refieren a eventos que involucran a la comunidad interna de la entidad organizadora, estos pueden ser de proyectos, investigaciones y/o productos que serán presentados a futuro al público en general. Su enfoque es muy exclusivo y pretende promover la competencia entre los participantes.
Son realizados dentro de las instalaciones de la entidad organizadora, usualmente son auto sustentados y requieren de una organización más técnica que mercadológica, son eventos con una duración mínima de cuatro días y siete como máximo. - Concurso externo
Lleva consigo la misma línea de acción que los concursos internos y no requieren de una gran logística pero hay que tomar muy en cuenta que involucra a otras entidades distintas a la organizadora y que por lo mismo deberá realizarse un excelente papel en lo que refiere a organización.
Las locaciones y duración de los eventos son las mismas requeridas que en un concurso interno.