Un evento, cualquiera que sea su giro y escala requiere obligatoriamente de tres principales ingredientes, manejo apropiado de tiempos, comités encargados de cada etapa del evento y los recursos para realizar dicho evento. Por lo cual es necesario tener un conocimiento apropiado de cómo aplicar estos componentes para lograr poner en marcha un evento y que sea exitoso.
En seguida, analizaremos de manera descriptiva cada uno de estos tres puntos y sus partes internas, para poder entender mejor cada etapa.
Tiempos para el Evento[]
Los tiempos de un evento son la parte esencial y que dan forma al mismo, ya que sin importar la importancia de ponentes o la cantidad de comités involucrados, si el tiempo no está adecuado a éstos, el esfuerzo de todos se puede derrumbar en un dos por tres. El manejo de tiempos inicia desde que se planea realizar un evento por pequeño o grande que este sea; es necesario determinar y calendarizar de manera certera y adecuada las juntas y reuniones de revisión que tendrán los comités, así como éstos últimos tendrán que tener sus propios calendarios y programaciones para el correcto seguimiento de objetivos.
Cada comité tiene como obligación inherente el realizar reuniones internas y con otros comités involucrados, así mismo como realizar presentaciones de avances al comité organizador del evento al igual que a patrocinadores para que se puedan dar luz verde a los avances o en su defecto tener tiempo para contemplar cualquier cambio en el evento. Los comités deben tener los siguientes puntos cubiertos durante la organización:
- Reuniones internas,
- Reuniones con otros comités,
- Reuniones con comité organizador
- Reuniones con patrocinadores.
Matriz de tiempos de comités[]
Para analizarlo mejor, ver la siguiente matriz de tiempos.
| Evento | Reuniones internas | Reuniones con otros | Reuniones con organizadores | Reuniones con patrocinadores |
|---|---|---|---|---|
| Conferencia para público en general | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Conferencia para alumnos | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Conferencia para empresarios | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Conferencia para académicos especializados | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Debate entre alumnos | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Debate académico | > 4 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Debate político | > 5 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Presentación de proyectos del alumnado | > 5 | > 3 | > 2 | > 1 |
| Presentación de proyectos de académicos esp. | > 5 | > 4 | > 2 | > 1 |
| Presentación de proyectos empresariales | > 7 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Presentación de proyectos gubernamentales | > 7 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Concurso de proyectos (interno o externo) | > 7 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Cátedra para público en general | > 6 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Cátedra para alumnos | > 6 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Cátedra para académicos | > 6 | > 4 | > 2 | > 2 |
| Cátedra para académicos especializados | > 8 | > 4 | > 3 | > 4 |
| Congreso regional | > 16 | > 8 | > 5 | > 4 |
| Congreso nacional | > 18 | > 8 | > 5 | > 4 |
| Congreso internacional | > 18 | > 8 | > 5 | > 4 |
Como se aprecia en la matriz anterior, es necesario que cada comité cuente con un mínimo de reuniones, para poder plantear cambios y revisar avances de manera que se puedan prevenir errores al momento del evento.
En lo que respecta a los comités que se involucran de mayor manera en estas reuniones se encuentren y deben ser muy tomados en cuenta, los siguientes comités:
- Comité organizador
- Comité de finanzas
- Comité de logística
- Comité de patrocinadores
Su importancia es de gran relevancia, ya que son estos cuatro comités los que rigen los tiempos, movimientos y recursos de todo el evento; y son ellos los que determinarán que se puede hacer y que no en base a los recursos existentes.
Matriz de tiempos de organización[]
A continuación analizaremos los tiempos mínimos y máximos requeridos para organizar un evento, dependiendo de su escala. Esto es por demás importante, ya que es necesario tener el tiempo bien medido para lograr el cumplimiento de objetivos y que nos falte y tampoco que nos sobre, ya que en la organización de un evento, cuando sobra tiempo, la gran mayoría de las veces significa que algo no se realizó de manera adecuada. Los tiempos deben estar bien establecidos en papel o en formato electrónico para darles seguimiento y se deben cumplir de manera rigurosa con la menor cantidad de fallas posibles. Para lograr que lo anterior se cumpla es necesario que el comité de contingencias esté muy atento del seguimiento y cumplimiento de cada etapa de organización e implementación del evento.
| Evento | Tiempo min. de organización | Tiempo max. de organización | Tiempo min. de duración | Tiempo max. de duración |
|---|---|---|---|---|
| Conferencia para público en general | 2 semanas | 2 meses | 1 día | 1 día |
| Ciclo de Conferencias | 4 semanas | 2 meses | 1 día | 1 día |
| Conferencia de Prensa | 4 semanas | 3 meses | 1 día | 1 día |
| Panel | 6 semanas | 3 meses | 1 día | 2 día |
| Simposios | 4 semanas | 6 meses | 1 día | 2 día |
| Debate académico | 4 semanas | 2 meses | 1 día | 2 día |
| Debate político | 4 semanas | 2 meses | 1 día | 1 día |
| Taller | 2 meses | 6 meses | 1 día | 3 día |
| Seminarios | 3 meses | 6 meses | 1 día | 3 días |
| Asamblea | 3 meses | 1 año | 1 día | 3 días |
| Convenciones | 1 año | 1,5 año | 3 día | 4 días |
| Eventos Internacionales | 2 años | 2,5 año | 3 día | 4 días |
| Congreso internacional y Nacional | 2 años | 2,5 año | 3 día | 4 días |
| Cátedra para alumnos | 3 meses | 6 meses | 2 día | 3 días |
| Cátedra para académicos | 6 meses | 1 año | 2 día | 3 días |
| Cátedra para académicos especializados | 6 meses | 1 año | 2 día | 3 días |
| Convenciones | 1 año | 1,5 año | 3 día | 4 días |
| Eventos Internacionales | 2 años | 2,5 año | 3 día | 4 días |
| Congreso internacional | 2 años | 2,5 año | 3 día | 4 días |
Comités para el evento[]
Los comités para un evento son la esencia misma del evento, pues son el conjunto de personas encargadas y dedicadas a que el evento que se realicé se logré con éxito. El principal objetivo de estos grupos es comprometerse a cumplir los objetivos que se planteen y llevarlos a cabo de la mejor manera posible y en caso de llegar o no a su cometido asumir las consecuencias que esto conlleve.
Los comités deberán llevar una programación bien establecida del evento y cada etapa del mismo, para poder controlarlo en cualquier momento, y de esta manera evitar la mayor cantidad de contingencias durante la planeación y/o realización del evento.
Analicemos ahora los principales comités con lo que se debe contar para la planeación, organización e implementación de un evento de cualquier índole. Los comités de igual manera son flexibles y pueden ser más o menos que los mencionados en este documento al igual que pueden asignárseles distintos nombres .
Comité organizador[]
Éste es el principal comité y el único que está obligado a existir cuando se planea realizar un evento. Este comité debe conformarse por no más de diez personas dentro de los cuales deben encontrarse personas con capacidades de liderazgo y trabajo en equipo y si es posible contar con experiencia en la organización de eventos.
El objetivo principal de este comité es el control de todos los comités que integren el equipo para la generación de un evento. Tienen siempre la mayor responsabilidad y depende finalmente de ellos y de su criterio que tan exitoso pueda llegar a ser el evento. Dentro de sus principales tareas podemos citar las siguientes:
- Generación de ideas principales para el evento,
- Selección y control de los comités participantes,
- Control general de tiempos y movimientos de la planeación y puesta en marcha del evento,
- Control de etapas del evento,
- Responsabilidad total ante los ponentes, patrocinadores y participantes del evento,
- Control de documentos entrantes y salientes para el evento, Generación de los formatos de control.
Tipología del Comité Organizador[]
Comité organizador Académico[]
Si el evento es realizado por una entidad educativa, es necesario que en el comité organizador se encuentren personas pertenecientes a la institución y/o a la academia organizadora, lo anterior sirve sobre todo al momento de realizar solicitudes oficiales de servicios generales y logística que involucran las instalaciones de dicha entidad al mismo tiempo que la academia se encuentra enterada del seguimiento del proceso de organización participando activamente en el mismo.
Comité organizador Empresarial[]
En el caso de ser un evento realizado por otro tipo de entidad (empresas, gobierno) es necesario que en el comité organizador se encuentren involucrados personas pertenecientes a dichas entidades, de manera que conozcan el proceso y los recursos que serán implementados en el evento.
Comité organizador Tipo Fusión[]
En el caso de ser un evento en el que se encuentra involucrada una o más entidades educativas y/o empresariales y/o gubernamentales, es obligatoriamente necesario que se encuentre por lo menos un representante de cada institución para poder establecer un política general de función y evitar así que las políticas y normas internas de cada institución se vean dañinamente involucradas a la hora de la planeación, organización e implementación del evento. Tomemos muy en cuenta que este tipo de comité rara vez se presenta en escalas mayores a dos entidades por evento, pero que aun así es el más difícil de organizar, ya que no únicamente se ven involucrados las distintas maneras de pensar de los integrantes sino que también cada entidad se rige por distintas normas que pueden afectar en mucho el éxito del evenEl segundo comité en importancia, su principal objetivo como su mismo nombre lo dice es el control de las finanzas. Todo lo referente a dinero tiene obligatoriamente que pasar por el control y autorización de este comité que se deberá encontrar en contacto directo y constante con el comité organizador para lograr así un estricto seguimiento.
Comite de finanzas
Este comité también tiene a su cargo el realizar las acciones y documentos necesarios para la obtención de recursos basados en fondos percibidos con anterioridad (en el caso de ser un evento recurrente como: congresos, cátedras, concursos, etc.). Se debe realizar el contacto con el encargado de dichos fondos predestinados a la continuación del evento cualquiera que sea su ciclo de realización, basados en un documento generado por el actual comité organizador, de manera que conste que dicho evento se llevará acabo. De esta manera se genera un documento por el encargado del fondo de recursos para que de esta manera sea asignado al comité organizador y sea controlado y diseccionado por el de finanzas. En ese momento se genera un documento que queda registrado en el archivo del encargado del fondo.
Dicho encargado deberá dar seguimiento externo a los recursos otorgados a los organizadores. Después de realizado el evento los comités, organizador y de finanzas, deberán presentar un reporte específico del manejo de los recursos económicos que se les otorgó y si es posible presentar una tabla comparativa, en donde se pueda apreciar clara y rápidamente si hubo pérdidas o ganancias; en dado caso de ser éste último caso las utilidades correspondientes al fondo de recursos para dicho evento serán entregados al encargado para ser abonados a la correspondiente cuenta custodia y se generará un reporte para los organizadores del evento y sus respectivos duplicados para el archivo del fondo de recursos así como para la entidad organizadora (educativa, empresarial, gubernamental, etc.).
Sus integrantes deben ser cuidadosamente seleccionados, ya que serán los que controlen todo el efectivo, créditos y/o patrocinios otorgados para el evento, deben ser personas responsables y honestas y que tengan nociones básicas de contabilidad (en caso de que esta última característica no se cumpla será necesario un consultor contable para el correcto control de entradas y salidas de efectivo).
Dentro de sus principales actividades se encuentran:
- Solicitud de fondos predestinados para el evento (solo si aplica), y sus respectivos documentos,
- Generación de los formatos contables,
- Control de ingresos y egresos del evento,
- Autorización de gastos ordinarios y extraordinarios,
- Control de patrocinios internos y/o externos,
- Reportar adecuadamente al comité organizador del control contable,
- Responsabilidad total sobre el dinero y su direccionamiento,
- Responsabilidad total sobre pérdidas,
- Encargados de facturaciones, deducciones y/o similares,
- Reportar utilidades o pérdidas al final del evento, según sea el caso.
Comité de logística[]
Gran parte del éxito de un evento depende de este comité, ya que su principal función es la de establecer tiempos y movimientos para toda la organización y puesta en marcha del evento. Dentro de su función principal entra el estar en contacto con el encargado de servicios generales de la entidad donde será realizado el evento, ya que deben conocer las locaciones y las disposiciones de equipo de audio, video, mesas, sillas y misceláneos. La principal carga de trabajo en campo le pertenece a este comité ya que coordinan y controlan todas las actividades del evento. Su principal ayuda en la acción de cada etapa es un comité que se introduce por primera vez, el comité de contingencias.
Es el comité que debe estar presente en cada etapa del evento revisando que todo salga según lo planeado y por lo tanto resulta ser el comité más grande en cuestión de personas participantes, ya que debe contar con un “staff” que pueda cubrir con un mínimo de dos personas cada etapa del evento. Algunas de sus principales actividades se listan a continuación:
- Creación de grupos de trabajo responsables y muy activos,
- Coordinación directa con el encargado de Servicios Generales del lugar donde se realice el evento,
- Control y seguimiento de los tiempos y movimientos de cada etapa del evento,
- Asignación de locaciones específicas para cada conferencia y/o taller que se vaya a realizar,
- Generación de la logística general del evento (disposición de materiales necesarios para la realización del evento),
- Control de entrada y salida de equipos (audio, video, radio, etc.),
- Control y seguimiento en la planeación y puesta en marcha del evento de todos los comités que tengan contacto directo con cualquier persona ajena a la organización del evento ,
- Reporte de actividades y avances para con el comité organizador.
Comité de ponencias[]
El comité de ponencias es el que estará encargado de presentar las propuestas de temas relevantes según sea el giro y dirección del evento, así como de los talleres que se puedan implementar. Las conferencias, pláticas y/o talleres deben tocar temas de actualidad y relevancia social, política, técnica, entre muchos temas. El buen funcionamiento de este comité dará pie a que el comité de ponentes realicé una labor más sencilla. Las actividades a realizar por el comité de ponencias se presentan a continuación:
- Generar propuestas de temas relevantes,
- Organizar la logística de la ponencia y reportarla al comité de logística para su aprobación y control,
- Generación de los tiempos y movimientos requeridos para las ponencias, Generación de un reporte del equipo necesario para cada plática y/o taller.
- Generación de reporte de actividades del comité y de resultados para el comité organizador.
Comité de ponentes[]
El comité que basado en las propuestas aceptadas del comité de ponencias determinará quienes serán las personalidades y/o empresas invitadas para el evento. Dichas personas deberán ser reconocidas en sus áreas de trabajo y/o investigación, para que así se pueda lograr un evento de calidad utilizando investigaciones actuales y de relevancia para los participantes. Este comité trabaja en conjunto con el comité de invitados especiales y sus decisiones y propuestas deben ser autorizadas por el comité organizador y el de finanzas. Deberá ser un comité conformado por personas que tengan don de palabra y una excelente noción de la redacción para realizar las apropiadas invitaciones, de igual manera, los integrantes deberán dominar otros idiomas de manera fluida y correcta, ya que se pueden presentar que los ponentes sean extranjeros.
Sus funciones principales son:
- Determinar quiénes son las personas y/o indicadas para presentar a los participantes los temas relevantes que tratará el evento,
- Determinar ponentes alternativos para los temas a tratar en dado caso que los seleccionados principales rechacen la invitación o no puedan participar en el evento,
- Contactar a los ponentes y/o empresas invitadas y realizarles la adecuada invitación al evento,
- Preparar las invitaciones alternativas para los ponentes secundarios, Confirmar la asistencia de los ponentes y/o empresas al evento,
- Solicitar los currículos de los ponentes confirmados para realizar una breve presentación de sus logros antes de su ponencia,
- Consultar con los ponentes y/o empresas si requerirán honorarios, viáticos, hospedaje y/o transportación y pedir autorización al comité organizador y de finanzas para la asignación de recursos,
- En el caso de ser conferencistas foráneos, y solo si así es requerido por ellos y autorizado por el comité de finanzas y organizador, realizar las reservaciones y pago de transportación y hospedaje,
- Solicitar un listado a los ponentes y/o empresas, del material y/o equipo que requerirán para su presentación, y pasar dicho reporte al comité de servicios generales y logística,
- Coordinar con los panelistas y/o empresas sus respectivas presentaciones para poder determinar con el comité de logística cual será el acomodo apropiado y el lugar que será asignado para dichas presentaciones, Generar un reporte genérico de los datos de cada ponente y/o empresa, para entregárselo al comité de invitados especiales,
- Generar un listado de contactos de los ponentes para futuras invitaciones, Generar un reporte final de acciones y resultados para el comité organizador del evento.
Comité de participantes[]
Este es el comité que en conjunto con el comité de medios de difusión se encargan de informar al público que se pretende invitar a ser partícipes del evento a realizar. Su principal tarea es considerar la escala y giro del evento y determinar qué área geográfica y tipo de participantes serán invitados, para poder así realizar la publicidad pertinente y en los tiempos adecuados para que llegue a todos. Los integrantes de este comité se encargan de realizar el contacto con otras escuelas, empresas, académicos y/o entidades gubernamentales que fungirán únicamente como espectadores o según sea el caso participantes dinámicos en el evento.
También se encuentran estrechamente ligados con dichos participantes, pues el grupo integrante de este comité se encarga de las acomodaciones del público asistente, en el caso de ser invitados foráneos, en conjunto con el comité de transportación, lugares para el evento y el de eventos sociales, se organizan grupos que se encargan de guiar a los asistentes durante el evento y señalarles las precauciones debidas para se desenvolvimiento durante el evento y los lugares a donde acudan durante su visita.
En conjunto con el comité organizador, de finanzas y logística se determinan los costos, descuentos y/o paquetes que se ofrecerán a los participantes para el evento, basados en los datos presentados por los comités de patrocinios, eventos sociales, lugares para el evento y transportación.
También se coordina con el comité de imagen para lograr llegar a la mayor cantidad de participantes, ya que hoy día la tecnología permite que la información y los registros de participantes se realicen en línea. El comité de medios de difusión participa en conjunto de igual manera en este apartado, como mencionaremos más adelante.
Las actividades a realizar por este comité se mencionan a continuación:
- En base a la escala y giro del evento, determinar quiénes serán los asistentes invitados al evento,
- Contactar a las instituciones que serán invitadas para realizar las pertinentes invitaciones y colocar la publicidad necesaria ,
- Presentar los paquetes y costos a los participantes,
- Confirmar la asistencia de grupos al evento,
- Coordinar y guiar a los grupos participantes,
- Realizar visitas promociónales constantes a las instituciones invitadas,
- Realizar el registro de participantes en junto con el comité de logística,
- Realizar un reporte de los participantes al evento,
- Realizar un reporte final de acciones y resultados para los organizadores.
Comité de invitados especiales[]
Todo evento tiene como cometido presentar investigaciones y temas de relevancia a los participantes, para lograrlo se realizan invitaciones a ponentes reconocidos en sus áreas al mismo tiempo que se pueden realizar invitaciones a participantes distinguidos que solo presenciarán el evento y algunas veces podrán ser parte activa del evento, si se presenta la ocasión. A estas personalidades y representantes de empresas se les debe otorgar un trato especial, y esa es la misión principal del comité de invitados especiales.
Este suele ser un comité conformado por un mínimo de gente, la mayoría de las veces la cantidad de integrantes es igual a la cantidad de invitados especiales, claro está que esto no es una regla. Lo que si es obligatorio de este comité son sus cualidades de trato con la gente, pues les toca convivir durante un tiempo con directivos de empresas o grandes investigadores. Entonces según sea el caso, estas son las características con que debe contar este equipo de trabajo:
- Excelente presencia,
- Dominio del lenguaje,
- Don de gente y ser sociables,
- Hablar como mínimo el inglés como lengua extranjera, si dominan otro idioma es mucho mejor,
- De ser posible y si así lo requiere la situación deben contar con automóvil,
- Tener conocimientos básicos de la región y de cultura general acerca del país (economía, gobierno, sociedad, etc.),
- Tener una idea básica del recorrido profesional de los invitados que atenderán,
- Conocimiento de los lugares turísticos de la ciudad,
- Disposición de tiempo completo.
Hagamos hincapié en las características mencionadas, éstas pueden ser algo restrictivas y tal vez discriminatorias, pero la selección de los integrantes de este comité determinará la imagen que representará a la institución organizadora, a la región y muchas veces al país, es por eso que se debe seleccionar gente de calidad que muestre a los ponentes y empresas que hay material de clase mundial en las instituciones que organizan estos eventos.
Las actividades de este grupo pueden ser muy variadas y dependen mucho de los invitados, ya que son ellos los que finalmente determinan el curso de acción de este comité, algunas de las actividades que realiza este comité se presentan a continuación:
- Recoger al invitado en el aeropuerto, si esto aplica,
- Llevarlo a su hotel y al lugar del evento,
- Mostrarle la ciudad y los lugares más relevantes,
- Llevarlo a realizar las comidas que sean necesarias,
- Indicarle como dirigirse en la ciudad, si esto aplica,
- Encargarse de que esté cómodo y disfrute de su estadía en el evento,
- Estar disponible al 100% para el invitado.
Comité de patrocinios[]
Una de las actividades más desgastante durante la realización de un evento es la búsqueda de patrocinadores. Los patrocinadores suelen ser empresas o entidades gubernamentales que cooperan económicamente o en especie al evento, a cambio de colocar su imagen corporativa en la publicidad del evento y muchas veces colocar hasta un “stand” en el lugar del evento para darse conocer al público participante. Conseguir dichos patrocinios requiere de mucho tiempo de presentaciones a las empresas y/o entidades que se pretende incorporar y el traslado hacia estas, esta es la tarea esencial del comité de patrocinios.
Los integrantes de este comité deben ser excelentes vendedores, por darle un nombre, ya que ellos se encargan de vender la idea del evento a los patrocinadores y finalmente de convencerlos que den una aportación para la realización del éste. Deben tener don de palabra y una excelente presentación y dominar la paquetería de cómputo que les permita realizar la presentación de la idea. Otra de las principales tareas de este grupo es seleccionar adecuadamente a los patrocinadores, ya que éstos deben ir acorde a la temática del evento. El comité de patrocinios reporta directamente al comité organizador y al de finanzas y trabaja en conjunto con los comités de imagen y el de medios de difusión. De aplicar, trabajan igualmente con los comités de lugares para el evento y el de eventos sociales. Las actividades de estos últimos dos comités serán descritas posteriormente, pero tomemos en cuenta que en los eventos a mediana y gran escala suelen contar principalmente con patrocinios en especie de parte de los lugares de hospedaje y de los clubes, restaurantes y/o discos donde se realizan los eventos sociales del evento.
Mencionemos ahora las tareas relevantes de este comité:
- En base a la temática establecida para el evento, seleccionar a los patrocinadores adecuados,
- Realizar una presentación breve y concisa donde se logré percibir el objetivo general del evento y los beneficios que otorga al patrocinador,
- Contactar a las empresas y/o entidades gubernamentales que puedan fungir como patrocinadores y concertar las citas necesarias para mostrar las presentación del evento,
- Vender la idea del evento a la mayor cantidad de patrocinadores posibles,
- Coordinar con los patrocinadores las especificaciones de su imagen corporativa en la publicidad del evento, tomando en consideración las restricciones que así apliquen según sea la aportación y en criterio conjunto con el comité de imagen y el de organizadores,
- Reportar las acciones y resultados a los comités de finanzas y organizador
Comité de imagen[]
El comité de imagen es el encargado de impactar al público participante, a los ponentes, invitados especiales y patrocinadores. Trabajan en conjunto principalmente con los comités de medios de difusión y con el de organizadores y según sea el caso y magnitud del evento también con el comité de logística, y dependen de la autorización directa del comité de finanzas. Lo anterior se debe a que la mayoría de las veces es imposible contar con un diseñador gráfico de tiempo completo dentro del equipo y con la capacidad de generar la publicidad impresa que requiere un evento y en la actualidad debe tomarse muy en cuenta la publicidad e imagen electrónica que debe tener un evento.
Basados en la temática general del evento, este comité que suele ser de los más compactos, generan conceptos básicos de lo que se pretende sea la imagen del evento, y su principal tarea es localizar empresas especializadas en imagen y conseguir presupuestos. Según sea la escala del evento, la imagen necesaria puede ir desde un sencillo logotipo hasta anuncios espectaculares distribuidos en puntos estratégicos de la región donde será llevado a cabo el evento. Veamos ahora las acciones a realizar por parte de este importante comité:
- Generar propuestas básicas de imagen,
- Localizar, contactar y presupuestar con empresas especializadas en la generación de imágenes corporativas y diseño,
- Revisar el trabajo de las empresas seleccionadas para realizar un comparativo de calidad y precio,
- Reportar al comité organizador y de finanzas los resultados encontrados y seleccionar en conjunto a la firma que se encargará de realizar todo el diseño de la imagen del evento,
- Revisar las restricciones de diseño e impresión las imágenes corporativas de los patrocinadores para su integración en la publicidad del evento,
- Revisar el avance del diseño de imagen para cumplir con los tiempos necesarios para realizar la publicidad,
- Realizar los pagos pertinentes a la firma publicitaria dentro de las especificaciones acordadas,
- Reportar las acciones y resultados al comité organizador y al de finanzas.
- Dependiendo del tipo de evento, dirección y magnitud, el comité de imagen deberá solicitar a la empresa seleccionada para realizar la imagen, los siguientes puntos:
- Diseño de imagen (logotipo, volantes, mantas, posters, página Web y/o anuncios espectaculares),
- Manufacturación de artículos promociónales (plumas, camisetas, mochilas, vasos, hojas membretadas, carpetas, etc.),
- Comerciales para radio y/o televisión,
Comité de medios de difusión[]
Un comité meramente opcional y que es requerido únicamente cuando la carga de trabajo del comité de imagen es mucha. Es un comité integrado máximo por tres personas y su única actividad es, contactar a los medios de difusión masivos: radio, televisión y /o prensa; y conseguir el presupuesto para promocionar el evento en dichos medios. Se encargan también, cuando no lo realiza el comité organizador o el de logística, de invitar a dichos medios al evento, principalmente la prensa, para que realicen una reseña del mismo.
Comité de transportación[]
En conjunto con los comités de logística y finanzas, este pequeño grupo y al igual que el anterior dependiendo de la escala del evento, tiene como objetivo localizar empresas de transportación (terrestre o aérea), que ofrezcan paquetes de descuento a grupos participantes para el evento, esto se logra muchas veces convirtiéndolos en patrocinadores oficiales del evento. Su siguiente tarea es coordinarse con el comité de participantes y/o el de invitados especiales, para informar de los paquetes y precios disponibles y mantener el acuerdo con las líneas de transporte.
Comité de lugares para el evento[]
Dependiendo del giro, dirección y alcance que pretenda tener el evento, al igual que depende de quién organice el evento, se seleccionarán en conjunto con los comités de logística y organización, la o las locaciones donde se llevará a cabo el evento. En base a esto, deberá entonces presupuestar de ser así necesario el lugar donde se llevará a cabo el evento, o localizar alguna entidad que ofrezca sus instalaciones a manera de patrocinio .
Un evento según sea su intención, se puede llevar a cabo en distintas ubicaciones:
- Auditorios, aulas magnas, salones dentro de una entidad educativa,
- Auditorios y/o salones de congresos en clubes empresariales,
- Centros de exposición de grandes espacios,
- Teatros, cines y/o auditorios particulares,
- Salones y/o aulas recreativas,
- Instalaciones especializadas dentro de empresas,
- Centros de investigación especializados,
- Áreas abiertas, clubes deportivos y/o áreas verdes.
Comité de servicios generales[]
Cuando se pretende realizar un evento a mediana o gran escala, el comité de logística no logra cubrir de manera satisfactoria y a tiempo sus objetivos, es ahí cuando es necesario implementar el comité de servicios generales, que funciona como el brazo derecho del grupo de logística. Se encuentran ligados también al encargado de servicios generales del lugar donde se realizará el evento y llegan a convertirse en parte esencial del evento aun cuando casi nunca se les reconoce, ya que es el grupo que se encuentra tras bambalinas.
Todo grupo organizador que pretenda generar un evento debe tomar en cuenta ciertas reglas de atención a los invitados especiales y para con los participantes al evento para que se encuentren confortables y den mayor crédito a los organizadores. Son estas normas, las que pretende cumplir el comité de servicios generales, y se listan a continuación:
- Solicitud de mesas, sillas, pódium, manteles, mantas promociónales de los patrocinadores, y su acomodo y cuidado,
- Señalización apropiada de los servicios sanitarios, comedor, casetas telefónicas y centros de cómputo con Internet,
- Solicitud, control, transportación y cuidado de equipo de cómputo para registro y uso de los participantes,
- Control y cuidado de todo el material promocional del evento,
- Guías alternos para los grupos participantes,
- Solicitud, control, transportación, cuidado y suministro de equipo especializado para las presentaciones de los ponentes,
- Solicitud, control, transportación, instalación y cuidado de equipo de audio y video para las presentaciones,
- Suministro de bebidas (agua, café, refrescos) para los panelistas,
- Solicitud, control y cuidado de los entremeses y bebidas ofrecidos en los “coffee breaks”,
- Reportar contingencias que se pudiesen presentar al comité de logística, en dado caso de no poder ser resultas por ellos,
- Disponibilidad para casi cualquier tipo de solicitud de parte de los participantes al evento.
Como se puede apreciar, son actividades que involucran desgaste físico y que usualmente no son apreciadas por los participantes, pero que son esos detalles que parecen tan insignificantes los que dan excelencia y prestigio a un evento.
Comité de eventos sociales[]
Tal vez sea este el comité con la labor más divertida en la organización de cualquier evento, es por eso que la selección de los integrantes debe ser muy metódica, pues se requiere de mucha responsabilidad y criterio al momento de seleccionar los lugares donde se llevarán a cabo los eventos sociales y de integración.
Trabajan en conjunto con el comité organizador y el de patrocinios, ya que los eventos sociales por lo regular son realizados en discos y bares, a los cuales le conviene que vaya la mayor cantidad de gente y que les consuman, dependiendo de la escala del evento se puede lograr la exclusividad del lugar para la gente del evento y lograr de esta forma mayor integración entre participantes, organizadores y ponentes en un ambiente más relajado. Las actividades de integración dentro de horas asignadas al evento están tomando mucho auge, ya que permiten un relax a los participantes y sentirse con más confianza durante las actividades del evento, se realizan usualmente después de la bienvenida a los participantes y se realizan en las mismas instalaciones del evento.
Sus principales actividades son:
- Determinar en conjunto con el comité organizador cuantos eventos sociales se van a realizar,
- Determinar cuáles son los lugares con mejor ambiente en la ciudad para poder realizar los eventos sociales,
- Ponerse en contacto con dichos lugares y llegar a un acuerdo de precios y/o paquetes para los participantes,
- Establecer actividades alternas para los participantes que no deseen ir a clubes, bares y discos, tales como visitas guiadas a los emplazamientos culturales de la ciudad y/o centros comerciales,
- De realizar actividades integración durante el evento, determinar si pueden ser llevadas a cabo por el mismo comité o si es necesario contratar a una empresa especializada para esta tarea, esto depende de la magnitud y giro del evento y de los recurso económicos con que se cuenten,
- Trabajar en conjunto con el comité de participantes, el de invitados especiales y el de ponentes para controlarlos y mesurarlos de ser necesario,
- Realizar un reporte de actividades y resultados para el comité organizador y el de finanzas
Comité de premios y reconocimientos[]
Este comité se encuentra dedicado únicamente a realizar los presupuestos para realizar premios y reconocimientos a ponentes, invitados especiales y para eventos grandes, reconocimientos para los participantes.
Trabajan conjuntamente con los comités de finanzas, imagen y organizador. Los premios aplican únicamente cuando el evento es un concurso, y pueden ser desde retribuciones económicas hasta libros y/o software especializado, según aplique. En la mayoría de los casos los conferencistas deberán recibir un pequeño presente y/o un reconocimiento agradeciendo su participación en el evento, estos pueden ir desde llaveros, tazas hasta canastas representativas de la región y/o reconocimientos grabados en cristal, piel o madera. Finalmente en el caso de los reconocimientos para los participantes, se les otorga un diploma de participación firmado por los organizadores en hojas membretadas y/o con la imagen del evento, para que puedan afirmar su asistencia al evento.
Este comité finalmente depende de que tanta presencia e impacto se quiera marcar con el evento y de los recursos con que se cuente para lograr su finalidad. Los premios y reconocimientos entregados pueden ser muy variados y dependen del criterio de los organizadores, por lo cual no se presentamos un listado específico.
Comité de contingencias[]
El último comité y no por eso el menos importante, a nuestra consideración este innovador equipo deberá convertirse en uno de los más importantes después del de logística. Antes de describir la función específica de este comité, plantearemos el contexto y razón de su creación, ya que es un equipo que generalmente no se contempla cuando se crean los comités para un evento y al final siempre resulta necesario.
Todos los eventos y actividades que se planean tienen siempre un margen de error, pero nunca se considera y este es el peor de los errores que un grupo organizador puede cometer, ya que durante la implementación del evento pueden surgir problemas que se encuentran fuera de los objetivos específicos de cada comité, y que si al momento de que se presenta una situación de esta índole se redirigen esfuerzos para resolverla, se pierde el enfoque y todo puede derrumbarse en un santiamén. De evitar que cualquier equipo de trabajo que tenga que distraerse de sus actividades para resolver un problema cualquiera que sea, nace el comité de contingencias.
Este comité tiene como único y exclusivo objetivo el resolver cualquier tipo de situación sin importar su magnitud, lugar y momento. Este equipo de personas debe contar con experiencia en la resolución rápida de problemas, debe estar enterado de cada una de las actividades que se realizan, sus tiempos y movimientos y conocer a los encargados de dichas actividades. Contar con el programa del evento, su respectiva localización y estar siempre atentos a cualquier petición de ayuda. No podemos presentar un listado detallado de las actividades de este comité, ya que pueden y deberán estar preparados para resolver los problemas de cualquier comité.
Matrices de comités[]
Después de haber analizado y presentado las funciones principales de cada uno de los comités que pueden conformar la planeación, organización e implementación de un evento sin importar su escala, es necesario que veamos de manera mucho más simplificada para cada evento que comités se sugiere sean creados, claro dependiendo del criterio del único comité obligado a existir, el de organizadores.
| Tipo de evento | Características del evento | |||
|---|---|---|---|---|
| Comité organizador | Comité finanzas | Comité imagen | Comité patrocinio | |
| Conferencia para público en general | Necesario | NA | NA | NA |
| Conferencia para alumnos | Necesario | NA | NA | NA |
| Conferencia para empresarios | Necesario | NA | NA | NA |
| Conferencia para académicos | Necesario | NA | NA | NA |
| Conferencia para académicos especializados | Necesario | NA | NA | NA |
| Debate entre alumnos | Necesario | NA | NA | NA |
| Debate académico | Necesario | NA | NA | Opcional |
| Debate político | Necesario | NA | NA | Opcional |
| Presentación de proyectos del alumnado | Necesario | NA | Opcional | Opcional |
| Presentación de proyectos de académicos esp. | Necesario | NA | Opcional | Opcional |
| Presentación de proyectos empresariales | Necesario | NA | Opcional | Opcional |
| Presentación de proyectos gubernamentales | Necesario | NA | Opcional | Opcional |
| Concurso de proyectos (interno o externo) | Necesario | Opcional | Necesario | Necesario |
| Cátedra para público en general | Necesario | Opcional | Opcional | Opcional |
| Cátedra para alumnos | Necesario | Opcional | Necesario | Necesario |
| Cátedra para académicos | Necesario | Opcional | Necesario | Necesario |
| Cátedra para académicos especializados | Necesario | Opcional | Necesario | Necesario |
| Congreso regional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso nacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso internacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Tipo de evento | Características del evento | |||
|---|---|---|---|---|
| Comité logística | Comité participantes | Comité ponentes | Comité invitados especiales | |
| Conferencia para público en general | Necesario | Opcional | Opcionales | NA |
| Conferencia para alumnos | Necesario | Opcional | Opcionales | NA |
| Conferencia para empresarios | Necesario | Opcional | Necesario | NA |
| Conferencia para académicos | Necesario | Necesario | Necesario | NA |
| Conferencia para académicos especializados | Necesario | Necesario | Necesario | NA |
| Debate entre alumnos | Necesario | Opcional | Opcionales | Opcionales |
| Debate académico | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Debate político | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Presentación de proyectos del alumnado | Necesario | Opcional | Opcionales | NA |
| Presentación de proyectos de académicos esp. | Necesario | Necesario | Necesario | NA |
| Presentación de proyectos empresariales | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Presentación de proyectos gubernamentales | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Concurso de proyectos (interno o externo) | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Cátedra para público en general | Necesario | Opcional | Necesario | Opcionales |
| Cátedra para alumnos | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Cátedra para académicos | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Cátedra para académicos especializados | Necesario | Necesario | Necesario | Opcionales |
| Congreso regional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso nacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso internacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Tipo de evento | Características del evento | |||
|---|---|---|---|---|
| Comité trasporte | Comité Lugar del Evento | Comité Servicios Generales | Comité ponencias | |
| Conferencia para público en general | NA | Opcional | NA | NA |
| Conferencia para alumnos | NA | Opcional | NA | NA |
| Conferencia para empresarios | NA | Opcional | Opcional | NA |
| Conferencia para académicos | NA | Opcional | Opcional | NA |
| Conferencia para académicos especializados | NA | Opcional | Opcional | NA |
| Debate entre alumnos | NA | Opcional | Opcional | NA |
| Debate académico | NA | Opcional | Necesario | Opcional |
| Debate político | NA | Necesario | Necesario | Opcional |
| Presentación de proyectos del alumnado | NA | Opcional | NA | Opcional |
| Presentación de proyectos de académicos esp. | NA | Necesario | Opcional | Opcional |
| Presentación de proyectos empresariales | NA | Necesario | Necesario | Opcional |
| Presentación de proyectos gubernamentales | NA | Necesario | Necesario | Opcional |
| Concurso de proyectos (interno o externo) | NA | Necesario | Necesario | Necesario |
| Cátedra para público en general | NA | Opcional | Opcional | Opcional |
| Cátedra para alumnos | Opcional | Opcional | Necesario | Necesario |
| Cátedra para académicos | Opcional | Necesario | Necesario | Necesario |
| Cátedra para académicos especializados | Opcional | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso regional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso nacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Congreso internacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario |
| Tipo de evento | Características del evento | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Comité medios de difusión | Comité eventos sociales | Comité premios y reconocimientos | Comité contingencia | ||
| Conferencia para público en general | Opcional | NA | NA | Opcional | |
| Conferencia para alumnos | Opcional | NA | NA | Opcional | |
| Conferencia para empresarios | Opcional | NA | Opcional | Opcional | |
| Conferencia para académicos | Opcional | NA | Opcional | Opcional | |
| Conferencia para académicos especializados | Opcional | NA | Opcional | Opcional | |
| Debate entre alumnos | Opcional | NA | NA | Opcional | |
| Debate académico | Necesario | Opcional | Opcional | Opcional | |
| Debate político | Necesario | Opcional | Opcional | Necesario | |
| Presentación de proyectos del alumnado | Opcional | Opcional | Opcional | Necesario | |
| Presentación de proyectos de académicos esp. | Necesario | Opcional | Opcional | Necesario | |
| Presentación de proyectos empresariales | Necesario | Necesario | Opcional | Necesario | |
| Presentación de proyectos gubernamentales | Necesario | Necesario | Opcional | Necesario | |
| Concurso de proyectos (interno o externo) | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Cátedra para público en general | Opcional | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Cátedra para alumnos | Opcional | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Cátedra para académicos | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Cátedra para académicos especializados | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Congreso regional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Congreso nacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |
| Congreso internacional | Necesario | Necesario | Necesario | Necesario | |